Sổ theo dõi công văn được lập để tổ chức, cá nhân chủ động quản lý công tác văn thư. Trong nội dung bài viết dưới đây, Luật Minh Khuê xin gửi đến quý khách hàng Mẫu sổ theo dõi công văn đến năm 2023 mới nhất:
1. Sổ công văn là gì?
Công văn được hiểu là một dạng văn bản. Căn cứ Khoản 2 Điều 2 Quyết định 1640/QĐ-BGTVT 2017 quy định, văn bản đi là các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành do Bộ Tài chính ban hành. Vận chuyển cấp cho cơ quan, tổ chức, tư nhân trong nước hoặc nước ngoài.
Do đó, sổ theo dõi công văn được hiểu là sổ do cơ quan, tổ chức, cá nhân lập nhằm mục đích theo dõi tiến độ thực hiện công văn do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó lập. và gửi đi nơi khác.
Bạn đang xem bài viết: Mẫu theo dõi công văn mới nhất 2023
2. Mẫu sổ theo dõi công văn mới nhất năm 2023
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu sổ theo dõi công văn. Tuy nhiên, căn cứ vào tính chất và mục đích của loại sổ này, Luật Minh Khuê xin gửi tới Quý khách hàng mẫu biên bản theo dõi dưới đây để quý khách hàng tiện theo dõi:
>>>Tải ngay: Mẫu sổ theo dõi công văn mới nhất 2023
3. Thủ tục phát hành văn bản và chuyển phát văn bản như thế nào?
Sau khi soạn thảo văn bản đảm bảo các nội dung cần thiết cũng như thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của pháp luật, đơn vị chủ trì lập hồ sơ trình công việc trình ký duyệt. nội dung của dự thảo văn bản. Cuối cùng là nhân đạo photocopy và giao tài liệu cho đơn vị tiếp nhận.
Tổng cục tổ chức chuyển ngay văn bản đã được Lãnh đạo Bộ ký và toàn bộ hồ sơ đến Vụ Hành chính để làm thủ tục phát hành và giao văn bản cho người nhận. Tuyệt đối không cử qua người không phải của Tổng cục được giao nhiệm vụ.
Vụ Hành chính tổ chức duyệt lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm; Nhân sự theo quy định và được đóng dấu vào văn bản, đóng dấu độ mật, độ khẩn được người ký văn bản duyệt ghi vào biên bản khắc phục hậu quả công việc.
– Văn thư Bộ chỉ niêm phong và phát hành văn bản do Lãnh đạo Bộ ký kèm theo hồ sơ khắc phục hậu quả do Tổng cục gửi đến và các văn bản quy định tại Khoản 4, 5 Điều 16 Quyết định 1640. Văn bản này được gửi bằng văn thư của Bộ. đơn vị. Văn thư Bộ không chấp nhận việc phát hành các văn bản do Lãnh đạo Bộ ký không do Tổng cục chuyển trực tiếp cho Cục Quản lý.
Văn thư Bộ có trách nhiệm chuyển văn bản của Bộ đến địa chỉ nhận văn bản ngay khi văn bản được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp văn bản được đóng dấu thể hiện tính khẩn hoặc theo yêu cầu khẩn của người ký thì phải chuyển phát nhanh (trường hợp văn bản điện tử không gửi được); Văn bản có dấu thể hiện mức độ mật phải được gửi theo chế độ mật. Trường hợp đặc biệt, cơ quan, tổ chức tiếp nhận cần nhận văn bản trực tiếp tại Văn phòng Bộ thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, đồng thời phải ký xác nhận vào văn bản. sổ giao nhận của Văn thư Bộ.
Một số quy định cụ thể về việc giao nhận từng loại văn bản:
– Văn bản đi được chuyển đến người nhận thông qua hệ thống Quản lý văn bản đi, fax hoặc Email. Đối với văn bản đóng dấu “khẩn”, “khẩn”, “khẩn”, Văn phòng Bộ phải gửi ngay qua Hệ thống quản lý văn bản hoặc qua thư điện tử (trừ văn bản mật).
– Văn bản gửi Văn phòng Chính phủ được gửi bằng đường điện tử qua Trục liên thông văn bản, đồng thời văn bản giấy được gửi đến Văn phòng Chính phủ.
– Các loại văn bản sau đây được gửi, nhận dưới dạng văn bản điện tử (không gửi kèm văn bản giấy) qua phần mềm quản lý văn bản hoặc thư điện tử trong nội bộ Bộ GTVT, giữa Bộ GTVT với các Bộ GTVT. Giao thông vận tải với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các Sở Giao thông vận tải:
+ Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật gửi lấy ý kiến;
+ Dự thảo văn bản hành chính gửi lấy ý kiến.
– Văn bản gửi lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị về dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, dự thảo báo cáo…: đơn vị chủ trì lấy ý kiến gửi văn bản đến Cổng thông tin điện tử của Bộ Giao thông vận tải để đăng nội dung dự thảo Tờ trình và dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời tại đồng thời ghi rõ địa chỉ nhận văn bản dự thảo trong văn bản gửi đi.
Trong một số trường hợp, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản cần có văn bản chính phải đăng ký số lượng văn bản chính hợp lý với đơn vị chủ trì soạn thảo để đưa vào hồ sơ khắc phục công việc.
– Việc phát hành giấy mời họp, hội nghị, hội thảo mà thời gian từ khi phát hành đến khi diễn ra cuộc họp, hội nghị, hội thảo không quá 07 ngày làm việc, Tổng cục có trách nhiệm gửi Giấy mời qua đường bưu điện. bằng đường điện tử (email) cho các cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng (gồm các Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ Đối tác công tư, Văn phòng Thường trực Ban Chỉ huy Phòng, chống thiên tai và Tìm kiếm cứu nạn). vấn đề). Đối với những thành phần dự họp còn lại, Văn phòng thư ký của Bộ phải gửi fax hoặc gửi thư điện tử (email), đồng thời gửi “hỏa tốc” cho người nhận. Đối với các thông báo hoãn họp khẩn cấp, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo trước cho các đại biểu tham dự, Phòng Quản trị gửi Fax (hoặc thư điện tử) và chuyển “Express” cho người nhận.
Việc phát hành tài liệu mật phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
+ Văn bản mật được đăng ký vào hệ thống sổ riêng;
+ Văn bản mật phải được vào “Sổ đăng ký văn bản mật” trước khi gửi đi; phải ghi đầy đủ các cột, mục: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung (trừ văn bản đóng dấu Tối mật), số bản, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký, ghi đầy đủ tên); Mẫu “Đăng ký văn bản mật” được thực hiện theo hướng dẫn tại Mẫu số 14 Thông tư số 24/2020/TT-BCA. Đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật được gửi bằng hai lớp phong bì: một bì bên trong ghi số, ký hiệu tài liệu, tên người nhận, bên ngoài đóng dấu “Mật”. phong bì. Nếu là tài liệu, vật mang bí mật nhà nước do người có trách nhiệm xử lý đích danh gửi thì đóng dấu “Chỉ người đứng tên mới được bóc bì”. bì bên ngoài được dán nhãn như tài liệu thông thường và đóng dấu độ “Mật” ở bên ngoài bì. Đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tối mật”, “Mật” được gửi bằng một lớp bì, bên ngoài đóng ký hiệu độ đậm nhạt tương ứng với độ đậm nhạt của tài liệu bên trong bì. .
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi gửi đi phải được làm thành bì riêng. Giấy làm phong bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn xuyên thấu; Keo phải dính và khó bong ra.
+ Việc dán ký hiệu “tỷ trọng” ngoài bao bì phải thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
+ Bản sao văn bản mật có dấu treo của cơ quan có thẩm quyền sao văn bản.
– Các văn bản do các đơn vị tư vấn gửi trao đổi công việc với nhau không được đóng dấu giáp lai của Bộ Giao thông vận tải. Văn phòng đơn vị tư vấn có trách nhiệm vào sổ giao nhận văn bản của đơn vị mình và chuyển trực tiếp đến nơi nhận.
Tương tự, trên đây là toàn bộ thông tin về Mẫu sổ theo dõi công văn mới nhất năm 2023 do Công ty luật Minh Khuê tổng hợp muốn gửi đến quý khách hàng chỉ mang tính chất tham khảo. Nếu còn vướng mắc về vấn đề nêu trên hoặc vấn đề pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ trực tiếp qua tổng đài luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 19006162 để được tư vấn. tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời mọi thắc mắc! Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý vị! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
Trích dẫn từ: Trường Cao đẳng Tài nguyên và Môi trường Miền Trung Chuyên mục: Biểu mẫu